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26 effektive Zeitmanagement-Methoden für weniger Stress

Wir alle wollen stressfreier und effizienter arbeiten und durchs Leben gehen. Effektive Zeitmanagement-Methoden helfen dabei. Probieren Sie einzelne der hier vorgestellten Methoden aus - und suchen Sie heraus, was für Sie persönlich am besten funktioniert.

Aktualisiert am 30/09/2022 von Bettina Kapfer

Inhaltsverzeichnis

Warum Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement kann man all jene Methoden zusammenfassen, die dazu dienen, im beruflichen oder auch privaten Alltag die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen.

Es geht dabei nicht nur darum, möglichst produktiv zu sein (großer Output). Aus psychologischer Sicht ist es sogar fast noch wichtiger, dass wir gut darauf schauen, die „Produktionskapazität“ zu erhalten.

Also bei allem Einsatz, den wir im Beruf und in unserem Privatleben leisten auch psychisch und körperlich gesund zu bleiben.    

Zeitmanagement strategisch einzusetzen hat viele Vorteile

Selbstverständlich sind Methoden und Strategien des Zeitmanagements auch spannend, um mehr Leistung, vielleicht auch in kürzerer Zeit zu erbringen.

Es ist mir aber dennoch ein Anliegen – ganz im Sinne meines Mottos der stressfreien Erfolgswege – dass Zeitmanagement für jeden und jede wichtig sind, um den oft hektischen Alltag stressfreier und mit mir Struktur und Zielstrebigkeit zu gestalten.

Auf Persönlichkeit abstimmen

Wie so oft möchte ich auch dieses Mal etwas vorausschicken. Nämlich dass die tollste Methode, die bei vielen anderen Wunder vollbringt bei einem selbst nicht passen kann. Das ist völlig in Ordnung und auch normal.

Es zahlt sich aber aus, ein bisschen herumzuprobieren und „the hat that fits the head“ zu finden. Also gerne die Methoden nacheinander ausprobieren, und die Auswirkungen vergleichen.

Zeitmanagement und Selbstführung

In diesem Artikel soll es um Zeitmanagement-Techniken gehen, und Sie finden auch gleich in Folge eine ausführliche (alphabetische) Auflistung verschiedener bewährter Zeitmanagementmethoden, aus der Sie das für Sie Passende auswählen können.

Ich möchte aber die Gelegenheit kurz nutzen, um auch den Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstführung anzusprechen.

„Management ist, wenn man die Dinge richtig macht; Führung ist, wenn man die richtigen Dinge macht.“ (Peter Drucker & Warren Bennis)

Stephen E. Corvey beschreibt im Buch „7 Wege zur Effektivität“ sehr anschaulich, was damit gemeint ist:

Stellen Sie sich vor, Sie sind mit einer Gruppe von Menschen unterwegs im Dschungel. Und Sie müssen sich den Weg selbst freischlagen. Sicherlich sind Sie froh, wenn jemand dabei ist, der Ihnen sagt, mit welchen Werkzeugen und auf welche Art Sie das am besten bewerkstelligen. Das wären die Manager*innen, die die Vorgehensweise bestimmen, und auch darauf achten, dass die Macheten regelmäßig geschärft werden. Den Manager*innen haben Sie es zu verdanken, wenn Sie pro Stunde mehrere Meter Weg schaffen.

Selbstführung mit Visionen und Zielen

Dagegen sind die Führer*innen diejenigen, die nicht am Boden bleiben, sondern auf die höchsten Bäume klettern, um dann der Macheten-Truppe unten zuzurufen, dass die gesamte Operation sich nach Süden bewegt, während aber das Ziel doch eigentlich im Norden liegt.

Ich fand dieses Beispiel sehr prägnant (und das Buch von Stephen E. Corvey hervorragend). Die Message, die ich mitgenommen habe, ist, dass es wichtig ist darüber nachzudenken, ob es wirklich „nur“ darum geht, produktiver und effizienter zu werden. Oder ob es nicht an der Zeit ist, um innezuhalten, und zu schauen, ob es überhaupt in die richtige Richtung geht. Sonst hat man sich am Ende mit sehr viel Mühe und Aufwand durch den Dschungel geschlagen – und kommt am falschen Ende heraus. Aber das ist eine andere Geschichte.

Jetzt folgt, wie versprochen, die (alphabetische) Liste mit 26 effektiven und erprobten Zeitmanagement-Methoden:

26 effektive Zeitmanagement-Methoden

10-10-10 Methode

Im Zeitmanagement geht es oft auch darum, sich ganz bewusst für eine Sache zu entscheiden.

Und jedes „Ja“ zu der einen ist zugleich auch immer ein „Nein“ zu allen anderen Sachen.

Darum habe ich auch oben in der Einleitung kurz vom Unterschied zwischen Selbstmanagement und Selbstführung geschrieben. Weil es oft auch wichtig ist, eine Ebene höher zu gehen, und sich zu fragen, wo das ganze eigentlich hinführt. Beziehungsweise hinführen soll.

Die 10-10-10 Methode nach Suzy Welsh ist zwar vielleicht keine klassische Zeitmanagementmethode, die 3 Fragen zur Perspektive helfen aber bei wichtigen Entscheidungen:

Frage 1: Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Minuten?

Frage 2: Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Monaten?

Frage 3: Was sind die Folgen meiner Entscheidung in 10 Jahren?

Mir gefällt daran, dass die drei Fragen Dinge in die Perspektive setzen. Und es hilft mir auch, wenn ich mal wieder zu ungeduldig bin, und Dinge nicht abwarten kann.

Ich stelle mir dann eine ähnliche Frage, nämlich: Wenn ich in 5 Jahren zurück blicke – wie wichtig wird es dann sein, ob ich XYZ heute oder erst einen Monat später erreicht habe?

Ganz oft ist die Antwort, dass ich in 5 Jahren wahrscheinlich gar nicht mehr wissen werde, in welchem Monat es dann tatsächlich so weit gewesen ist. 

Auch bei dieser Methode daher mein Tipp: Werden Sie kreativ und stellen Sie die Fragen ein bisschen anders, um Ihre momentane Situation zu hinterfragen. Sie müssen sich definitiv nicht immer 1:1 an den vorgegebenen Wortlaut halten.

2-Minuten Regel

Die 2-Minuten-Regel wird im Bereich des Zeitmanagements dafür genutzt, um Aufschieberitis zu vermeiden. Sie wird dem Auto David Allen zugeschrieben, der mit dem Buch „Getting Things Done“ einen Bestseller gelandet hat.

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Ich kenne diese Regel lustigerweise gar nicht aus dem beruflichen Kontext, sondern mir ist sie zum ersten Mal im Zusammenhang mit Wohnung aufräumen untergekommen. Das ist nämlich auch ein Bereich, den ich sehr spannend finde, und wo ich immer noch nach Optimierungspotential suche 😊

Auf jeden Fall geht es darum bei der 2-Minuten Regel darum, dass man das „Kleinvieh“, das in Summe auch viel Mist macht, gar nicht erst auf die To-Do-Liste schreibt. Sondern, dass alles, was in (ungefähr – nicht sklavisch) 2 Minuten machbar ist, sofort erledigt wird.

Wenn das To-do schneller erledigt ist, als es dauern würde, diese Aufgabe zB nach der Alpen-Methode einzuplanen, dann einfach machen.

Die 2-Minuten Regel hat sich bei mir zB beim übervollen E-Mail-Posteingang nach dem Urlaub bewährt. Früher habe ich gleich nach dem Einschalten des PCs gestresst schnell schnell ALLE E-Mails kurz überfolgen, um mir einen zu Überblick verschaffen. Ist es schlimm, oder schlimmer?

Nur um dann später mit etwas mehr Ruhe NOCHMALS ALLE E-Mails anzuschauen, weil ich ja noch nichts beantwortet habe, meine To-Dos noch nicht erfasst und die Mails auch noch nicht in den richtigen Ablageordner gezogen habe.   

Das habe ich dann geändert, und alle CC-E-Mails sofort im richtigen Ordner abgelegt, Zwei-Zeiler-Antworten sofort geschickt, und die To-Dos gleich erfasst.

Das dauert jetzt nicht so viel länger, bis ich mit den Mails durch bin (es sind ja nicht wirklich 2 Minuten pro E-Mail). Und ich muss nicht alle E-Mails zweimal durchschauen. Also insgesamt Zeit gespart. 

Summa Summarum war ich schon ein großer Fan der 2-Minuten Regel, bevor ich überhaupt einen Namen dafür hatte. Umsomehr gefällt sie mir jetzt 😉

60:40 Prinzip

Das 60:40 Prinzip des Zeitmanagements besagt, dass bei der Planung von Aufgaben die theoretisch vorhandene Zeit nur zu 60 Prozent verplant werden sollte.

Die restlichen 40% sollten unverplant als Pufferzeit zur Verfügung stehen. Denn es gibt immer unerwartete Unterbrechungen, Anrufe, E-Mails oder spontane Aufgaben zwischendurch, die den Plan über den Haufen werden.

60:20:20 Prinzip

Das 60:20:20 Prinzip ist eine Variante des 60:40 Prinzips, mit einem interessanten Twist.

Gleichermaßen verplant man auch dieser Methode zufolge nur 60 % der verfügbaren Arbeitszeit für die konkreten To-Dos.

Die restlichen 40 Prozent werden zu gleichen Teilen auf einerseits Pufferzeit und andererseits Zeit für soziale Aktivitäten aufgeteilt.

Mir gefällt diese Herangehensweise sehr gut. Einerseits, weil soziale Aktivitäten bei mir meistens auch mit Pausezeiten verknüpft sind.

Und Pausen sind für Produktivität äußerst wichtig! Zugleich wird dabei berücksichtigt, dass wir alle soziale Wesen sind, und Kontakte zu anderen brauchen.

Im Berufsleben sind wir zudem auch meistens auf Unterstützung, Wissen und Hilfe von unseren Kolleg*innen angewiesen. Soziale Kontakte gezielt pflegen, und auch zum vernetzen (im positivsten, nicht manipulativen Sinn!) zu nutzen, kann ich nur unterstreichen. 

ABC-Analyse (ABC-Methode)

Die ABC-Analyse, auch ABC-Methode genannt, kommt eigentlich aus der Betriebswirtschaft. Zur Analyse der Zugpferde im Unternehmen ist es wichtig, die Produkte, Kund*innen, Ziele und auch Aufgaben nach den Kriterien „Wichtigkeit“ und „Bedeutung“ für das Unternehmen einzuteilen.

Und genau darum geht es ja letztlich auch beim Zeitmanagement. Man will herausfinden, was die wirklich wichtigen Dinge sind, die einen weiter bringen. Und sich nicht mit den unwichtigen Sachen verzetteln, die man eventuell auch delegieren oder vielleicht sogar streichen hätte können.

Die ABC-Analyse nach General Electric Manager H. Ford Dickie erinnert durch die Einteilung „Wichtigkeit“ und „Bedeutung“ stark an die Eisenhower-Matrix.

Ganz klar ist die ABC-Methode auch vom Pareto-Prinzip inspiriert, demzufolge Aufwand und Erfolg sich nicht 1:1 gegenüberstehen. Sondern vielmehr sind nur 20% des Aufwands für sage und schreibe 80% des Erfolgs verantwortlich.

Ziel der ABC-Analyse im Zeitmanagement ist es daher, jene Aufgaben zu identifizieren, die für den größeren Teil unseres Erfolgs verantwortlich sind.

Soviel kann ich schon vorwegnehmen: Es sind dies die „Kategorie A-Aufgaben“.

Zur Kategorisierung der ABC-Analyse

Kategorie A: Besonders wichtige Aufgaben. Höchste Priorität

Beispiele können To-Dos sein, die sich direkt auf vereinbarte Leistungsziele auswirken; oder auf den Umsatz ihres Unternehmens; oder Aufgaben, die für Ihre Führungskraft besonders wichtig sind

Kategorie B: Weniger wichtige Aufgaben. Geringere Priorität

Zum Beispiel Routineaufgaben ohne Einfluss auf Ziele

Kategorie C: Unwichtig, kann auch jemand anders erledigen

Kategorie D: Ab in die Rundablage

Alpen Methode

Bei der Zeitmanagement-Methode „Alpen-Methode“ steht ALPEN als Akronym für die 5 Schritte dieser Technik, die nacheinander angewendet werden:

  • Aufgaben festlegen: Diesen ersten Schritt kennen Sie bestimmt, es ist eigentlich nichts anderes als die klassische To-Do-Liste. Es werden alle Aufgaben gesammelt, die erledigt werden müssen.
  • Länge (Dauer) der Aufgabe einschätzen: Das ist der Schritt, den wohl die wenigsten beim Erstellen einer To-Do-Liste machen. Für jede Aufgabe wird nämlich auch eine Schätzung festgelegt, wie viel Zeit dieses To-Do voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Daumen mal Pi: Es dauert immer viel länger als man plant, darum…
  • Puffer einplanen: Nervige Unterbrechungen, die uns aus dem Flow bringen oder auch einfach die Schwierigkeit, Aufgaben präzise zeitlich abzuschätzen führen dazu, dass es meistens länger dauert als geplant. Und von mir selbst kenne ich leider – auch wenn ich es nicht gerne zugebe – dass ich sicherlich nicht jeden Tag gleichermaßen produktiv bin. Bzw schwankt mein Output auch je nach Tageszeit. Wenn Sie sich in einem dieser Punkte wiederfinden, dann planen Sie lieber auch großzügige Puffer ein, um sich selbst Frust zu ersparen. Beispielsweise nach dem 60:40 Prinzip.
  • Entscheidung für Prioritäten: Wenn alle Aufgaben auf der To-Do-Liste stehen und zeitlichen Schätzungen versehen wurden, dann ist es Zeit, sich zu entscheiden: die Aufgaben werden nach Bedeutung und Dringlichkeit gereiht (siehe auch Eisenhower Matrix)
  • Nachkontrolle: Was hat schon gut geklappt, wo gibt es noch Optimierungspotential? Die Zeitplanung der Alpen-Methode würde ich zB mit Wochenplänen kombinieren, und am Ende der Woche etwas Zeit einplanen, um ein Nachkontrolle zu machen, und die Erkenntnisse dann gleich bei der Planung der nächsten Woche zu berücksichtigen.

Batching

Batching („Aufgaben bündeln“) ist eine Zeitmanagementmethode, bei gleichartige Aufgaben oder To-Dos zusammengefasst und gemeinsam erledigt werden.

Man versucht dabei, Aufgaben, die ein ähnliches Aktivierungsniveau erfordern, oder alle an einem bestimmten Ort, oder mit den selben Menschen oder mit den selben Arbeitsmitteln erledigt werden, zusammenzufassen.

Dadurch werden Unterbrechungen vermieden, die uns immer wieder raus bringen würden. Auch Wegzeiten oder sonstige Aufwendungen können so vermieden werden.

Wenn Sie für To-Do-Listen oder die Alpen-Methode ihre Aufgaben aufschreiben, dann überlegen Sie auch, welche Aufgaben sich in welcher Art und Weise ähnlich sind.

Haben Sie viele Meetings mit anderen Personen? Live oder via Zoom?

Oder gibt es in der Woche mehrere Termine, für die Sie Ihr Büro verlassen müssen?

Drucken Sie jede Stunde Dokumente aus, für die Sie jeweils zum Drucker gehen (wobei ich hier auch anmerken möchte, dass der Weg zum Drucker auch eine gute Gelegenheit für Bewegung, Pause und soziale Kontakte sein kann!)?

Wenn Sie die Batching-Methode ausprobieren möchten, dann überlegen Sie sich, welche Aufgaben gut zueinander passen würden.

Ich versuche zum Beispiel gerade, Meetings mit anderen Menschen gestaffelt möglichst an einem Tag in den Kalender einzutragen.

Wenn ich zum Beispiel am Vormittag schon einen Außer-Haus-Termin eingetragen habe, versuche ich eine Verabredung zum Mittagessen mit einer anderen Person dann so zu legen, dass ich zwischenzeitlich nicht wieder ins Büro zurück muss. Sondern dass ich beide Termin gut verbinden kann. Das erspart mit Wegzeit und auch kurze Stehzeiten zuhause, in denen ich nie so recht produktiv bin. Natürlich geht sich das nicht immer aus. Aber für mich hat es schon einen wesentlichen Unterschied gemacht, dass ich ein Auge darauf habe.

Geholfen hat mir dabei, dass ich in meinem Kalender meinen Terminarten unterschiedliche Farben zugeordnet habe (zB Meetings außer Haus sind bei mir im Google Kalender „Flamingo“). Wenn ich also einen neuen Termin eintrage, suche ich schon nach einem Eintrag in der passenden Farbe (Wo habe ich Flamingo?), an den ich andocken kann. 

Delegieren

Zugegeben, delegieren ist nicht immer möglich, manches muss einfach persönlich erledigt werden. Aber nicht alle Aufgaben müssen zwingend von uns selbst erledigt werden.

Wann haben Sie das letzte Mal überlegt, welche Möglichkeiten es gäbe, (ungeliebte) Aufgaben, bzw. C-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix oder der ABC-Methode an jemand anderen auszulagern bzw. zu delegieren?

Done for the Day Liste

Kennen Sie das: Sie führen eine To-Do-Liste, streichen regelmäßig erledigte Aufgaben durch, aber letztlich werden Sie fertig? Die Liste ist einfach nie erledigt?

Und ja, einerseits hat das auch etwas Gutes, denn Langeweile im Job ist ja auch nicht das Wahre…aber es ist schon auch frustrierend, wenn man – egal wie viel man geschafft hat – nie ans Ende der Liste kommt.

Darum gefällt mir die Idee der „Done for the day“-Liste. Eigentlich plane ich ja meine Woche im Voraus, und lege dabei auch Tagesziele fest.

Aber manchmal schleicht sich einfach auch ein schlechter Tag ein, und obwohl ich „brav“ am Schreibtisch sitze, geht nichts weiter. Anstatt sinnlos herumzusitzen, lasse ich meinen Plan dann auch mal sausen.

Und schaue mir an, was wirklich heute erledigt werden muss. Das kommt dann auf die revidierte Tages-Liste.

Und sobald ich die Muss-Aufgaben erledigt habe, dann darf ich Feierabend machen. Und das auch, wenn es eigentlich erst Mittag ist.

Weil mal ehrlich, es gibt einfach solche A********tage, an denen nichts geht. Und das darf auch mal sein. Weil wenn morgen ein Workshop oder Training ansteht, dann bin ich ja eh fokussiert. Aber dann gibt es halt auch die Tage, wo der Körper mal eine Pause einfordert. Voll ok finde ich. 

Don’t break the chain

Machen Sie mit beim aktuellen Trend „Wordle“, dem lustigen Wörter-Rate-Spiel, das von der New York Times bereitgestellt wird? Falls ja, dann kennen Sie vermutlich den inneren Drang, täglich das Wordle zu spielen, damit der „Streak“ nicht kaputt geht.

Der Streak ist eine Art umgekehrter Countdown, bei dem mitgezählt wird, wie viele Tage in Folge – ohne Auslassung und ohne Misserfolg – das Wordle des Tages erraten wurde. Es ist ein Prinzip aus der Gamification, bei dem versucht wird, Menschen dazu zu bewegen, möglichst regelmäßig ihre Aufgaben zu erledigen.

Nach diesem Prinzip funktioniert auch „Don’t break the chain“. Beziehungsweise auch bekannt als die „Jerry-Seinfeld-Methode“ nach dem US-amerikanischen Comedian, dem nachgesagt wird, jeden Tag einen Witz zu schreiben. Und weil er darauf auch nicht immer Lust hat, trickst er sich angeblich selbst aus. Und zwar mit einem Kalender an der Wand, an dem er jeden Tag ein Kreuz macht, für den Witz des Tages.

Und manchmal hat er zwar überhaupt keine Lust darauf, einen Witz zu schreiben. Aber wenn er auf seinen Kalender blickt und sich vorstellt, dass die schöne, ununterbrochene Abfolge von Kreuzen unterbrochen wird – dann kann er sich doch dazu motivieren, einen Witz zu schreiben.

Wenn ich nach einer Sportpause mal wieder Schwierigkeiten habe, mich selbst zur Bewegung zu motivieren, dann verwende ich das auch.

Auf Google findet man ganz viele verschiedene Vorlagen für Kalenderblätter für jeden Monat. Und ich male die Kästchen an „Sporttagen“ grün aus, und rot wenn ich entgegen meinem Plan keinen Sport gemacht habe. Funktioniert für mich super!

Die Don’t break the chain Methode schreibt zwar nicht vor, dass Sie Kreuzerl machen müssen – aber Visualisierung hilft definitiv, und ich kann es nur empfehlen.

Eat-The-Frog-Methode

Als Vegetarierin würde ich ja eigentlich sagen: Don`t eat the frog 😉 Aber:

Im Zeitmanagement bedeutet die „Eat the frog“ Methode, dass man die unangenehmste Aufgabe gleich zu Beginn des Arbeitstages erledigt.

Das ist zugleich eine Methode gegen Aufschieberitis und Prokrastinieren, weil es dabei genau um jenes To do geht, das man eigentlich am längsten aufschieben möchte.

Ich bin etwas gespalten, was diesen Tipp angeht. Denn einerseits leuchtet es mir natürlich ein, dass es sehr erleichternd ist, wenn man das Unangenehme zu allererst erledigt hat. Und gleichzeitig kenne ich es von mir, dass es dann trotzdem nichts wird, und ich ganz viele unwichtige Dinge noch vorher einschiebe. Also für mich hat eat the frog leider eher den gegenteiligen Effekt. Dafür funktioniert bei mir die „Kleinster 1. Schritt Methode“ hervorragend.

Also einfach mal ein bisschen ausprobieren, was besser funktioniert. Jedenfalls nicht beim ersten Fehlstart verwerfen – Änderungen in unseren Gewohnheiten und Verhaltensweisen brauchen immer Zeit, bis wir uns angepasst haben.

Wenn Sie interessiert, warum das so ist, dann erfahren Sie im Blogartikel zum Ändern von Gewohnheiten mehr darüber.

Eisenhower Matrix (wichtig/dringend Matrix)

Die Eisenhower Matrix ist glaube ich jenes Zeitmanagement-Tool, das mir bisher am häufigsten begegnet ist, ein wahrer Klassiker der Selbstorganisation.

Bei der Eisenhower-Matrix handelt sich um eine Vierfelder-Tafel zur Priorisierung von To-Dos und Aufgaben. Durch die Kombination der Kategorien „Wichtig“ bzw. „Nicht wichtig“ sowie „Dringend“ und „Nicht dringend“ ergeben sich 4 Kombinationen:

A-Aufgaben sind Krisen und Problem, die wichtig und dringend sind- Es handelt sich meistens um Aufgaben, die unsere unmittelbare Aufmerksamkeit bekommen, und wir rücken aus zum „Feuerlöschen“.

B-Aufgaben müssen oft hinter den A-Aufgaben zurückstecken, weil die A-Aufgaben mit ihrer Dringlichkeit meistens alles andere überschatten.

C-Aufgaben kennen wir alle. Es sind die Zeitfressen, die nicht wichtig sind, aber mit großem Gedöns daher kommen.

Wenn Sie eine Chance haben, dann ist der beste Umgang mit den Zeiträubern aus der C-Gruppe, sie zu reduzieren oder auch zu delegieren. Unterm Strich geht es darum, diese möglichst loszuwerden.

D-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Also warum stehen sie überhaupt auf der Liste? Durchstreichen. Ab in die Rundablage damit.

Konkrete Beispiele für die Anwendung des Eisenhower-Prinzips und die absolut geniale Abwandlung durch Stephen R. Corvey gibt’s im Blogartikel zum Priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip.

E-Mails sortieren (mit Unterordner und Filter-Regeln)

Die Schreibtischtäter*innen unter uns wissen: der E-Mail Posteingang ist eine wahrlich unendliche Geschichte. Kaum hat man ein E-Mail beantwortet, sind schon wieder drei neue Nachrichten eingelangt.

Für mich war es immer schon sehr wichtig, einen möglichst aufgeräumten Posteingang zu haben, und ich habe das mit ein paar konsequenten Regeln auch meistens ganz gut geschafft.

Einerseits habe ich die 2-Minuten Regel für mich entdeckt. Aber damit alleine wäre es noch nicht getan gewesen.

Ich habe im Outlook auch noch Regeln für das automatische Verschieben von E-Mails eingerichtet (zB alle Newsletter in einen separaten Ordner, den ich nur ganz bewusst geöffnet habe, wenn Zeit dafür war). Und ich habe auch immer für größere Projekte eigene Unterordner, in den ich erledigte E-Mails (händisch) verschoben habe.

Aber am wichtigsten ist für mich ein Sammel-Unterordner namens „Erledigt“. Und grandioserweise kann man im Outlook Shortcuts anlegen, sodass man eine E-Mail mit nur einem Klick verschieben kann.

Ich verschiebe alle E-Mails, die zu wichtig sind, um gelöscht zu werden, mit einem Klick in den Ordner „Erledigt“. Damit musste ich nicht ewig herum überlegen, in welchen Ordner diese E-Mail jetzt gehört, und zugleich haben sie auch einen angestammten Platz.

Das ist nämlich ein Prinzip, das ich vom Aufräumen und Ordnung halten übernommen habe: Alles muss einen Platz haben. Wenn Sie nicht wissen, wohin mit der E-Mail, dann muss der Posteingang die Funktion der Ablage übernehmen. Dafür ist er aber eigentlich nicht gedacht.

Mein Tipp: Überlegen Sie sich eine Struktur für die Aufbewahrung Ihrer E-Mails, bei der jede E-Mail einen eigenen Platz hat – der nicht der Posteingang ist. Jedes größere Projekt sollte einen eigenen Unterordner bekommen, in dem Sie die relevanten E-Mails dazu jederzeit (schnell) wieder finden.

Alle E-Mails, die nicht Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit brauchen (bspw. Newsletter) können Sie mit Filterregeln in eigene Ordner verschieben lassen. Das trägt auch dazu bei, den Posteingang etwas zu entlasten. 

Fixe E-Mail-Zeiten

Im heutigen Büroalltag sind E-Mails eine der häufigsten Quellen für Unterbrechungen am Arbeitsplatz.

Und nach jeder Unterbrechung brauchen wir wieder Energie und Zeit, bis wir wieder an dem Punkt angelangt sind, wo wie unterbrochen wurden.

Zeitmanagement sollte darum immer zugleich auch Unterbrechungsmanagement sein.

Wenn Sie also sowohl einen akustischen Ton als auch eine visuelle Information über den Eingang einer neuen E-Mail eingestellt haben, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Sie unterbrochen werden. Und wenn Sie mehrmals pro Stunde eine E-Mail erhalten, dann ist das eine ordentliche Störquelle.

Meine Zeitmanagement-Tipp für E-Mail-Benachrichtungen: Wenn möglich, legen Sie ganz bewusst Zeiten fest, zu denen Sie E-Mails abrufen.

Das kann bedeuten, dass Sie das E-Mail Programm außerhalb dieser Zeiten gar nicht geöffnet haben.

Es genügt aber auch, die Einstellungen so zu ändern, dass kein Ton erklingt bzw. kein kleines Briefkuvert in der Taskzeile erscheint.

Je nachdem, welche Reaktionszeiten in Ihrer Branche üblich sind, ist es auch denkbar, nur jeden zweiten Tag E-Mails zu checken. Das würde ich aber gut kommunizieren. Und zB eine automatisch Antwort einrichten, die Absender*innen darüber informiert, zu welchen Zeiten ich E-Mails abrufe und beantworte.

Es ist ja leider doch so, dass heutzutage viele Menschen ungeduldig werden, wenn sie nicht noch am selben Tag eine Antwort erhalten. Aber mit ein bisschen vorausschauendem Expectation Management sollte das kein Problem sein 😉

Get to do Liste

Die “Get to do” Liste ist eigentlich nichts anderes als die To do Liste. Mir gefällt daran aber, dass es eine geänderte Einstellung ist. Es ist ein Mindset shift weg von „Ich muss arbeiten“ hin zu „Ich bin dankbar, dass ich eine Arbeit habe“ und „ich freue mich, dass ich eine Aufgabe in meinem Leben habe, die ich bewältigen kann“.

Ich darf das machen! 🙂

Wenn ich also an meine Steuererklärung denke, dann könnte ich mir zum Beispiel denken, wie mühsam es nicht ist, dass ich jetzt alle meine Einnahmen und Ausgaben zusammen sammeln muss. Und dass mich das heute eigentlich überhaupt nicht interessiert, dafür Zeit zu verschwenden. Oder ich könnte mir auch denken, wie froh ich bin, dass ich gute Einnahmen hatte, und dass ich dankbar bin, dass meine Ausgaben berücksichtigt werden, und ich hoffentlich Geld zurück bekomme.

Natürlich sind beide Perspektiven valide. Spaß wird mir meine Steuererklärung nie machen. Aber ich habe die Wahl, auf welchen Gedanken ich mich fokussiere. Ich bin verantwortlich für meine Gedanken. Nur ich kann entscheiden, ob mein Glas halb voll oder halb leer ist.

Individuelle Energiekurve

Ich denke, alle Menschen wissen, was gemeint ist, wenn man von Morgen- und Nachtmenschen spricht. Also ist uns auf einer abstrakten Ebene schon klar, dass Menschen unterschiedliche Phasen haben, zu denen sie individuell leistungsfähiger sind.

Es handelt sich also einerseits um Unterschiede zwischen den Menschen (damit beschäftigt sich die Differentialpsychologie, was ich super spannend finde. Persönlichkeit, oder auch Intelligenz sind Themen, die dazu gehören).

Aber was wir eigentlich beachten sollten, sind die Unterschiede, die jede*r von uns jeden Tag erlebt. Also die individuellen Unterschiede in unserer Leistungsfähigkeit, die von Tag zu Tag aber auch an einem einzelnen Tag stark schwankt (schwanken kann).

Okay, Montag Morgens und Freitag Nachmittags geht’s uns allen noch am ehesten sehr ähnlich 😉 Aber der Punkt, den ich machen möchte ist, dass es uns oft gar nicht bewusst ist, wann in der Woche, wann an welchem Tag wir unsere Leistungs-Hochs und Leistungs-Tiefs haben.

Beispiel: Sie machen mühsame Büroarbeit genau dann, wann Sie eigentlich Ihr Leistungshoch haben. Wenn das jetzt eine Tätigkeit ist, die Sie nicht so gerne machen, und darum danach super erschöpft sind, dann war das nicht unbedingt time well spent.

Aber das war jetzt nur ein Beispiel von mir, weil ich festgestellt habe, dass ich selbst so leid tue, wenn ich mich um steuerliche Angelegenheiten kümmern muss, dass ich danach einfach ausgelaugt bin. Darum mache ich diese Tätigkeiten jetzt am Freitag Nachmittag, kurz bevor ich ohnehin ins Wochenende starte. Also dann, wann ich danach nichts mehr leisten muss – weil das ohnehin nicht mehr ginge.

Also wieder eigentlich mehr eine Beobachtungsaufgabe, die sich aber wirklich auszahlt. Vor allen Dingen wenn Sie die Planung der Woche ernst nehmen, und sich auch mit Batching oder Time Blocking auseinandersetzen. Diese Methoden ergänzen sich nämlich wunderbar. 

Kleinster 1. Schritt Methode

Viele Menschen fragen sich oft, warum sie immer wieder prokrastinieren. Obwohl sie sich beim letzten „Last-Minute-Erledigen“ geschworen haben, beim nächsten Mal rechtzeitig anzufragen. Und sich nie wieder diesem Stress aussetzen zu wollen, etwas in allerletzter Sekunde erst zu erledigen.

Der Grund für Proktastinieren, oder „Aufschieberitis“ ist nicht einfach Faulheit. Weil immerhin schaffen wir ja in 99% der Fälle unser To Do. Aber halt leider mit so viel mehr Stress als sein müsste.

Es geht beim Aufschieben oft auch darum, dass uns die Aufgabe (vielleicht sogar unbewusst) sehr groß vorkommt, und etwas überfordert.

Es gibt jetzt nicht „die Eine“ Methode, wie man Prokrastinieren verhindert, oder wie man große Vorhaben richtig angeht.

Aber eine gute Herangehensweise ist definitiv die „step by step“ Methode, bei der nicht einfach „Masterarbeit“ auf der To-Do Liste steht – für 5 Monate am Stück. Sondern, man teilt große Aufgaben in kleine Häppchen.

Die Methode „Was ist der 1. Schritt“ ist quasi ein Teil davon, bei der man nur den ersten Schritt auf die Liste schreibt. Und damit die Überforderung sofort reduziert.

Ein Beispiel bei mir ist zum Beispiel die Steuererklärung. Ist jetzt zwar kein Riesen-To-Do, aber definitiv etwas, das ich gerne aufschiebe. Wenn ich jetzt einfach nur Steuererklärung auf meine Liste schreibe, dann fühlt sich das suuuper mühsam und „zu groß“ an. Lieber an einem anderen Tag, muss ja noch nicht sein.

Mit der 1. Schritt Methode würde ich mir in dem Fall überlegen, was ist das aller erste, das ich haben muss, damit ich überhaupt beginnen kann.

Einerseits könnte ich mir überlegen, dass ich zuerst alle meine Belege zusammensammeln und kontrollieren muss. Andererseits habe ich aber auch mit meiner Steuerberaterin besprochen, dass ich meine Einnahmen und Ausgaben in einer Excel-Tabelle eintrage und ihr schicken werde. Und rein vom Prozess her ist es eigentlich egal, was ich zuerst mache.

Aber für mich fühlt es sich wesentlich einfacher an, nur mal ein Excel Dokument zu erstellen, eine kleine Tabelle mit ein paar Spalten. Das heißt ich würde mir „Excel-Tabelle für Steuererklärung“ auf meine To-Do Liste schreiben.

Und damit habe ich mir den kleinsten  1. Schritt ausgewählt, der für einfach machbar ist, und der nicht so emotional negativ besetzt ist wie „Steuererklärung vorbereiten oder machen“…

Vielleicht wäre das bei Ihnen umgekehrt, weil Sie lieber Belege suchen, als mit Excel zu hantieren. You get the point…

Der psychologische Trick dabei: Wenn wir Aufgaben beginnen, aber nicht abschließen, dann entsteht etwas, das Psycholog*innen als „open loop“ bezeichnen.

Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, warum Ihr Hirn Sie am Abend wachhält und noch dies oder jenes durchgehen muss – es handelt sich dabei eben um ungelöste Agenden, die Ihr Gehirn noch nicht ausreichend verarbeitet hat.

Wenn Sie das Gedankenkarussell loswerden wollen, schauen Sie gerne beim Blogartikel zu 3 wirksamen Methoden gegen Gedankenkreisen vorbei.

Aber wenn es ums Aufschieben und Prokrastinieren geht, dann können wir uns diesen Mechanismus des open loop auch zunutze machen. Nämlich dass unser Hirn zwar erstaunlicherweise sehr gut darin ist, noch nicht begonnen Aufgaben zu ignorieren. Aber sobald wir die Aufgabe „geöffnet“ haben, entsteht ein offener Kreis, den unser Hirn wieder schließen möchte, bevor es sich anderen Dingen widmet.

Mein Tipp: Suchen Sie sich ganz bewusst einen Super-Mini-Schritt als 1. Schritt aus, der beinahe lächerlich klein ist. Damit tricksen Sie sich selbst aus, und nehmen der Aufgabe ihren Schrecken. Und animieren ihr Gehirn dazu, sich mit der Aufgabe zu beschäftigen, damit sie beendet werden kann.  

Not to do Liste

Fast so schön wie die „Done for the Day“ Liste ist die „Not to do“ Liste. Wie der Name schon sagt, kommen nur Dinge auf die Liste, die man nicht machen möchte bzw. sollte.

Das ist jetzt zwar keine Liste, die ich für jeden Tag empfehlen würde. Könnte nämlich eine ähnliche Wirkung haben wie „Denken Sie nicht an den hüpfenden rosaroten Elefanten mit der hellblauen Sonnenbrille“.

Generell würde ich immer empfehlen, sich auch positive Dinge zu konzentrieren, und diese zu visualisieren.

ABER: Es kann schon einmal ganz gut sein, sich zu überlegen, was eigentlich die Dinge sind, die uns im Weg stehen. Das Handy ist schon das eine oder andere Mal als Ablenkung und Störenfried erwähnt worden.

Das heißt, wenn Sie auch das Thema haben, zu lange im Social Media Feed zu versinken, dann könnten Sie sich überlegen, ob das Handy auf die Not to do Liste soll.

Es könnte auch sein, dass es nicht nur darum geht, die Instagram App zu öffnen. Vielleicht greifen Sie automatisch bei kleinen Denkpausen zum Handy, um Ihre Nachrichten zu checken. Und unterbrechen sich so regelmäßig selbst, ohne dass es eigentlich notwendig wäre. Dann könnte auf Ihrer Not to do Liste stehen: Telefon nicht sichtbar am Schreibtisch herumliegen lassen.

Mein Tipp gegen Ablenkungen durchs Handy: Schalten Sie Mobile Daten und die wlan Verbindung aus. Und wenn Sie viele Anrufe erhalten, dann könnte es auch produktiv sein, wenn Sie Ihr Telefon in definierten Ruhezeiten (siehe auch Time Blocking) überhaupt ganz in den Flugmodus schalten.

Visuelle Hinweisreize bestimmen unser Verhalten mehr als wir das gerne wahrhaben wollen. Wenn Sie schon mal versucht haben, weniger Schoki zu naschen, dann wissen Sie vermutlich, dass es seeeehr schlecht funktioniert, wenn die Schokolade sichtbar am Küchentisch liegt. Das gilt auch fürs Handy. Ab besten ist es, Sie deponieren das Handy irgendwo außerhalb ihrer Seh- und Reichweite, wenn Sie in Ruhe arbeiten wollen.

Pareto Prinzip (aka 80/20 Regel)

Perfektionist*innen werden jetzt ein bisschen zusammenzucken. Und jaaa, ich selbst zucke auch immer ein bisschen.

Denn die Kernaussage vom Pareto-Prinzip ist, dass 80% unseres Erfolgs von nur 20% Aufwand kommen. Hingegen schaffen wir mit den restlichen 80% des Aufwands nur noch 20% des restlichen Erfolgs.

Das 80/20 Prinzip ist eine harte Nuss für all jene, die immer 100% alles richtig machen wollen. Mein erster Impuls war auch Zweifel an der Aussage. Es kann doch nicht sein, dass 80% gut genug sind?

Und natürlich ist diese Aussage stark reduziert. Immerhin geht es ja nicht nur um unseren Input, sondern um dessen Verhältnis zum Ergebnis. Und das macht das Pareto Prinzip wiederum sehr spannend. 

Auch sind die 80% sind jetzt sicherlich keine absoluten Zahlen, die immer und überall gültig sind. Ich würde es auch eher als Daumen mal Pi Regel sehen. Als Hinweis, dass sich Aufwand und Ergebnis nicht 1:1 gegenüberstehen.

Im Ergebnis geht es darum, zu hinterfragen, welche Tätigkeiten und Aufgaben denn wirklich diejenigen sind, die uns im Berufsleben weiterbringen.

Im Angestelltenverhältnis könnten Sie sich die Frage stellen, welche Tätigkeiten auf das Verhältnis zu Ihrem Chef, Ihrer Chefin einzahlen. Und das können auch kleine Dinge sein, wenn zB die Vorgesetzte großen Wert auf Pünktlichkeit legt, könnte es einen großen Unterschied machen, 5 Minuten zu früh anstatt zu spät im Büro aufzutauchen.

Oder kleine Gesten, wie im Homeoffice die Kamera zu aktivieren, damit eine persönliche Verbindung entsteht (Das ist übrigens auch sehr wichtig für die zwischenmenschliche „Co-Regulation“: Wir regulieren unsere Emotionen durch Blickkontakt mit unserem Gegenüber – das kommt noch aus Zeiten, in denen wir uns versichern mussten, dass unser Gegenüber uns nicht mit dem Holzprügel eins über unsere Steinzeitbirne drüber zieht).

Selbständige könnten einen Blick auf den Gewinn je Kund*in werfen, und ermitteln, wie die Pareto-Ratio je Kund*in ist: Wieviel Aufwand / Gewinn steckt wirklich in der Geschäftsbeziehung? Was sind meine A-Kund*innen (siehe auch ABC-Analyse)

Wie Sie das Pareto Prinzip im Arbeitsalltag einsetzen, um Ihre Aufgaben zu Priorisieren lesen Sie im ausführlichen Blogartikel zur Selbstorganisation mit dem Pareto Prinzip, inkl. downloadbarer Vorlage einer Excel Liste, in die Sie Ihre Aufgaben und To-dos eintragen und dann sortieren lassen können.

Parkinson’sche Gesetz

Das nächste Gesetz des Zeitmanagements finde ich herrlich. Es passt so schön zur Österreichischen Bürokratie, obwohl es von dem britischen Soziologen Cyril Northcote Parkinson stammt.

Er hat das Gesetz zum Bürokratiewachstum aufgestellt, das heute auch exemplarisch immer wieder für den Bereich des Zeitmanagements herangezogen wird:

“Work expands so as to fill the time available for its completion.”

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Es handelt sich also beim Parkinson’schen Gesetz wiederum um keine greifbare Strategie, die man nur Schritt für Schritt befolgen müsste. Es ist wiederum eine „Methode“, die kritisches Hinterfragen des eigenen Umgangs mit Zeit um Aufgaben erfordert.

Mein Tipp: Ich würde diesen Grundgedanken des Parkinson’schen Gesetzes mit der Alpen-Methode verbinden, in Kombination mit einem Wochenplan. Wichtig dabei ist, am Wochenende die vergangene Woche kritisch zu hinterfragen. Und die Erkenntnisse dann in die Planung der nächsten Woche einfließen zu lassen.

Hinterfragen Sie auch Ihre Puffer-Zeiten. Das gilt umso mehr, wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der Aufgaben auch mal von kreuz und quer kurzfristig auf Ihrem Schreibtisch landen.

Die Aufgaben selbst sind vielleicht nicht vorhersehbar. Aber dann ist immerhin das Unvorhersehbare eine Konstante, für die in einem gewissen Ausmaß vorgesorgt werden kann. Aber ja, ich weiß, dass das nicht immer einfach ist. Ich werde darum gar nicht versuchen, das schönzureden. Nicht alles lässt sich optimieren, leider…

Pausen einplanen

Wer Effizienz sagt, muss auch Pause sagen. Denn wir sind leider keine Duracell-Hasel, die endlos weiter machen können. Studien haben gezeigt, dass Menschen die regelmäßig kleine Pausen machen, leistungsfähiger sind und weniger Fehler machen.

Mehr dazu gibt es im Blogartikel mit der ernst gemeinten Frage: „Können Sie Nichtstun?“

Pomodoro-Methode

Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um eine Strategie, die für konzentriertes Arbeiten empfohlen wird. Üblicherweise wechseln sich Phasen der Konzentration nach 25 Minuten mit kurzen, 5-Minuten Pausen ab.

Die genaue Anleitung mit den einzelnen Schritten finden Sie auch als Tipp für mehr Flow und intrinsische Motivation, im Blogbeitrag über Engagement nach dem PERMA-Modell von Martin Seligman.

Singletasking

Man kann gar nicht oft genug sagen: Es ist ein Irrglaube, dass wir mehrere Sachen gleichzeitig machen können. Unsere Aufmerksamkeit ist begrenzt, und während wir gedanklich bei der einen Sache sind, entgeht uns etwas bei der anderen Sache.

Das Einzige, was bei Multitasking garantiert ist, ist dass sich vermehrt Fehler einschleichen und wir letztlich gar nichts gut machen.

Also lieber eine Sache nach der anderen erledigen, und das dafür mit vollem Fokus und voller Energie. Die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode helfen dabei herauszufinden, was die wichtigste Aufgabe ist

Time Blocking

Time Blocking ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der im Kalender ganz bewusst Zeiten für bestimmte Aufgaben freigehalten werden. Und das Blockieren dürfen Sie durchaus sehr ernst nehmen, denn es geht gerade darum, dass nicht doch noch kurzfristig ein Besprechungstermin angesetzt wird.

Effizient nutzen Sie Time Blocking, wenn Sie wissen, zu welchen Zeiten Sie welche Aufgaben am effektivsten erledigen. Und Sie dann genau für diese To Dos die passenden Zeitfenster freihalten. Siehe dazu auch „Individuelle Energiekurve“.

Ich persönlich finde es auch produktiv, Time Blocking mit Batching zu kombinieren.

To do Liste

Der Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden, der eigentlich keine besondere Erklärung mehr braucht.

Ich finde es immer noch schön, Papier-Listen zu schreiben, und dann genüsslich erledigte To dos durchzustreichen. Und zu sehen, wie sich der Anteil von erledigten und offenen Aufgaben in die richtige Richtung bewegt. Damit ist mir auch immer bewusst, was ich alles erledigt und erreicht habe. Das vergisst man leider in der Hektik oft einmal. Und weil die Liste ja eigentlich nie erledigt ist, kommt schnell einmal das Gefühl auf, dass man eh im Hamsterrad fest steckt. Darum finde ich es schön zu sehen, dass sehr wohl etwas weiter geht.

Aber natürlich gibt es mittlerweile auch unzählige Apps, mit denen Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. Ich würde meinen: whatever works…

Wochenplan

Lange Zeit habe ich mich jeden Tag hingesetzt, einen Blick auf meine To-Do-Liste geworfen, und dann mit der Aufgabe begonnen, deren Frist als nächstes ablief. Das hat sich oft als ewiges hinterher hecheln angefühlt. Ich habe mir nie überlegt, wie lange ein To-Do wirklich dauern wird, und Parkinson hat oft zugeschlagen. Irgendwie hatte ich nie das Gefühl, dass ich gut mit meiner Zeit umgehe.

Das hat mich sehr gestört, und darum war es mir gerade beim Beginn meiner Selbständigkeit wichtig, ein funktionierendes System zu implementieren. Ich wollte nicht „alles selbst, und das ständig“ machen.

Darum bin ich auf Wochenpläne umgestiegen. Und wenn ich motiviert bin, dann schreibe ich auch schon mal einen Plan für die nächsten 2 Wochen.

Aber für den Beginn ist es definitiv schon mal super, sich an einer Woche zu versuchen. Mein Gefühl wäre nämlich schon, dass es ein bisschen dauert, bis man gute Wochenpläne macht.

Ich würde auf jeden Fall eine Kombination mit der Alpen-Methode empfehlen!

Meine AHA-Momente im Zeitmanagement

Ehrlich gesagt, ich bin immer noch am Ausprobieren und Herumtüfteln, wie ich meine Wochenplanung am besten gestalte. Ein paar AHA-Momente hatte ich schon:

  • Alle To-Dos in meinen Google-Kalender eintragen funktioniert für mich nicht. Ich mag es einfach nicht, wenn in meinem Kalender alles zugekleistert ist. Das finde ich erstickend. Also habe ich einen Zettel, auf den ich bunte Post-its kleben darf. Mir gefällt, dass ich anhand der Farben der Zettelchen die Art meines To-Dos erkenne. Das hilft auch beim Task batching / time blocking.
  • Die Puffer-Zeiten sind noch nicht ideal, da muss ich noch etwas herum experimentieren (aber das mache ich gerne 😊). Auch dafür sind die Post-its gut, die kann man umkleben hihi
  • In die erste Zeile trage ich mein Tagesziel ein. Das hat an diesem Tag oberste Priorität. Erst dann fülle ich die einzelnen To-Dos ein, die sich vom Tagesziel ableiten. Game changer!
  • Ich sollte mir noch bewusster Zeit dafür nehmen, am Ende der Woche den Plan kritisch zu hinterfragen, um daraus lernen zu können. Aber im Moment komme ich mit meinem Zeit-Budget sehr gut aus, darum ist das nicht so dringlich (Jep, Parkinson vom Feinsten ;P)

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