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Selbstorganisation: Aufgaben priorisieren mit dem Pareto Prinzip

Wie soll sich denn das alles ausgehen? Schon wieder eine neue Aufgabe, aber nicht mehr Zeit. Immer mehr To-dos wollen in derselben Zeit erledigt werden. Um nicht noch mehr Überstunden zu machen, braucht es dann smarte Lösungen. Eine Möglichkeit ist die Zeitmanagementmethode namens „Pareto Prinzip“, die einen neuen Blick auf die Situation ermöglicht, Perfektionismus entgegenwirkt und damit entlastet.

Aktualisiert am 28/02/2024 von Bettina Kapfer

Inhaltsverzeichnis

Pareto-Prinzip einfach erklärt:

Die Kernaussage vom Pareto-Prinzip ist, dass 80% unseres Erfolgs von nur 20% Aufwand kommen.

Hingegen schaffen wir mit den restlichen 80% des Aufwands nur 20% des Erfolgs.

Also eigentlich ein grobes Missverhältnis, oder?

Nicht unbedingt. Ich sehe das Pareto-Prinzip als Chance, smarter statt härter/länger/verbissener zu arbeiten!

Wenn du wissen möchtest, wie du das Pareto-Prinzip für dich nutzen kannst, um deine Work-Life Balance zu verbessern, dann lies weiter:

Ausgewogenheit wäre das Ziel

Natürlich wäre es der Idealfall, dass sich Arbeit und verfügbare Zeit ausgewogen gegenüberstehen. Jo eh…

Das entspricht halt leider oft nicht der Realität. Nicht im Arbeitsleben, und meistens auch nicht im Privatleben. Der Unterschied ist, dass wir im Privatleben nicht so einen Termindruck haben, und dann auch mal ein Treffen verschieben können, wenn es sich nicht ausgeht.

Im Job werden Aufgaben und Fristen von Chef*in und Kund*innen vorgegeben, oft ohne Rücksprache, ob sich das überhaupt ausgehen kann.

Super frustrierend, besonders dann, wenn die ach so dringlichen Papiere dann eh nur in der Schreibtischschublade landen. Irgendwie hatte ich öfters mal das Gefühl, dass das mit Schriftstücken von Jurist*innen besonders oft passiert. Zuerst „muss“ immer alles sofort sein, und dann passiert eh nichts damit. Aber gut, das war jetzt ein kleiner Frust-Ausflug in mein vorheriges Leben. 😉

Und noch ein To-do

Weil eigentlich geht es ja in diesem Blogartikel darum, dass wir manchmal (oft?) Aufgaben bekommen, die wir noch irgendwie unterbringen müssen.

Das könnte sich vielleicht eh mit ein paar mehr Überstunden ausgehen.

Aber wenn das Überstundenkonto bereits besser gefüllt ist als das Sparkonto, und die Work Life Balance ohnehin schon im Argen liegt, dann ist das definitiv keine nachhaltige Lösung.

Sondern, wenn sich am Umfang der Aufgaben nichts ändern lässt, dann hilft nur noch, eine neue Perspektive auf die Aufgaben zu bekommen.

Stichwort: Zeitmanagement und Selbstorganisation innerhalb der verfügbaren Zeit.

Da gibt es nämlich bereits sehr viele gute Ideen, wie man nicht härter, sondern schlauer arbeitet und seine Zeit und Energie auf die richtigen Aufgaben verteilt.  

Einen Überblick über die wichtigsten Methoden für Zeitmanagement und Selbstorganisation findest du im Blogartikel zu den 27 effizientesten Zeitmanagement-Methoden.

Nicht schon wieder "Zeitmanagement"...

Zeitmanagementmethoden werden oftmals ja ein bisschen schief beäugt, weil dahinter oft steckt, dass von Vorgesetzten noch und noch mehr aus den Beschäftigten an Leistung herausgequetscht wird. Das ist einerseits eine Sorge, die ich auch teile.

Und zugleich finde ich es aber immer spannend und wertvoll, die eigenen Prozesse und Tätigkeiten kritisch zu hinterfragen, und zu schauen, ob ich selbst nicht noch etwas ändern kann. Damit habe ich es nämlich selbst in der Hand, selbst etwas gegen meine Belastung und meinen Stress zu tun.

Aus dieser Perspektive finde ich das Pareto Prinzip sehr interessant, weil auch ganz viel Psychologie darin steckt. Aber dazu unten gleich mehr.

Zuerst: Was ist denn das Pareto Prinzip eigentlich?

Pareto Prinzip einfach erklärt

Das Pareto Prinzip wurde von – Überraschung – Herrn Pareto ursprünglich entwickelt. Vilfredo Pareto war ein Ökonom, der rund um 1900 in Italien lebte.

Ihm fiel auf, dass in Italien damals 80% des Bodens 20% der Menschen gehörten (gar nicht mal so schlecht, wenn man bedenkt, dass heute laut Informationen der Armutskonferenz die obersten 5% beinahe die Hälfte des gesamten Vermögens besitzen, die untersten 50% gemeinsam bloß 4%).

Es wird berichtet, dass der Ökonom weiters daraus ableitete, dass Banken nur 20% ihrer Tätigkeit für 80% ihrer Kundschaft aufwenden mussten.

Darum wird das Pareto Prinzip auch die „80/20 Regel“ oder „80 20 Prinzip“ genannt.

Also die Kernaussage vom Pareto-Prinzip ist, dass 80% unseres Erfolgs von nur 20% Aufwand kommen.

Hingegen bewirken wir mit den restlichen 80% des Aufwands nur 20% des Erfolgs.

Einfach nur mehr und länger arbeiten, ohne sich darüber Gedanken zu machen, wie sich das Pareto-Prinzip auswirkt, ist daher ziemlich Zeit- und Energieverschwendung.

Also wie kann man das Pareto-Prinzip für sich nutzen?

Smarter arbeiten mit dem Pareto Prinzip

Perfektionismus loslassen

Perfektionist*innen werden jetzt ein bisschen zusammenzucken. Und jaaa, ich selbst zucke auch immer ein bisschen. Denn im Kern bedeutet das Pareto Prinzip, dass man Perfektionismus ein Stück weit loslassen sollte.

Von „Es muss perfekt sein“ zu „Es ist perfekt, wenn es gut genug ist“.

Das 80/20 Prinzip ist eine harte Nuss für all jene, die immer 100% alles richtig machen wollen. Mein erster Impuls war auch Zweifel an der Aussage.

Es kann doch nicht sein, dass 80% gut genug sind?

Und natürlich ist diese Aussage stark reduziert. Immerhin geht es ja nicht nur um unseren Input, sondern um dessen Verhältnis zum Ergebnis. Und das macht das Pareto Prinzip wiederum sehr spannend. 

Auch sind die 80% sind jetzt sicherlich keine absoluten Zahlen, die immer und überall gültig sind. Ich würde es auch eher als Daumen mal Pi Regel sehen. Als Hinweis, dass sich Aufwand und Ergebnis nicht 1:1 gegenüberstehen.

ABER

Wenn  ich meine „20“ % kenne – also jene Tätigkeiten, oder Kund*innen identifiziert habe, die zu 80% meinen Erfolg ausmachen – dann beginne ich, smarter statt härter zu arbeiten.

Bitte nicht falsch verstehen, an hart arbeiten ist nichts verkehrt. Aber wenn es „eng“ wird, wenn es „zu viel“ wird, dann braucht es eine Änderung unseres Verhaltens.

Immer wieder das selbe zu machen, und ein anderes Ergebnis zu erwarten, das ist laut (bisschen strittig) Einstein die Definition von Wahnsinn. 🙃

Mit dem Pareto Prinzip priorisieren lernen

Im Ergebnis geht es darum, zu hinterfragen, welche Tätigkeiten und Aufgaben denn wirklich diejenigen sind, die uns im Berufsleben weiterbringen.

Was wir meistens machen ist, eine lange To do Liste führen, und dann nach Dringlichkeit die einzelnen Aufgaben erledigen.

Smart arbeiten heißt, zuerst die Liste zu priorisieren und zu schauen, welche Tätigkeiten den besten Erfolg versprechen.

Und das kann auch mal eine nicht dringliche, langweilige Standard-Aufgabe sein. Aber vielleicht ist genau dieses To do für die Chef*in super wichtig. Dann zahlt genau diese Aufgabe vielleicht auf dein „Beförderungs-Konto“ ein.

Das heißt, einerseits braucht es einen zusätzlichen Schritt – zusätzliche Zeit – um sich neu zu organisieren, nach dem 20:80 Prinzip. Aber mit Pareto arbeitet man dann dafür an den wirklich wichtigen Dingen. Also smarter statt härter.

Überblick verschaffen

Die Sammlung jener Aufgaben, die man sich im Hinblick auf die 80/20 Regel anschauen möchte, kann auf zwei Ebenen passieren:

  1. Allgemeine Aufgaben & Tätigkeitsbereiche: Hier schaut man sich an, welche Aufgaben man generell zu erledigen hat, und bleibt auf dieser abstrakten Ebene; das umfasst auch eine Sammlung all jener Tätigkeiten, die vielleicht nur einmal jährlich, oder quartalsweise anstehen.
  2. Aktuelle To-do Liste sortieren: sofern vorhanden, kann man hier von der aktuellen To-do Liste ausgehen, und schauen, welche Aufgaben es sind, die dem Pareto Prinzip entsprechend mit wenig Aufwand viel Ergebnis bringen; es macht zum Beispiel Sinn, sich so die Arbeitszeit der kommenden Woche einzuteilen.

Das Ergebnis abschätzen

Ein wichtiger Punkt ist glaube ich, dass man sich einmal Zeit nimmt, und kurz überlegt, welches Ergebnis die Erfüllung der einzelnen Aufgaben wirklich hat. Beziehungsweise wofür man manches wirklich macht.

Geht es zum Beispiel nur darum, dass der Quartalsbericht (rechtzeitig) erledigt wird, weil er eben gemacht werden muss?

Oder geht es eigentlich darum, dass es um das Ergebnis geht, dass der Chef, die Chefin zufrieden ist, und vielleicht sogar ein Lob ausspricht?

Oder ist es eine Tätigkeit, die in der Zielvereinbarung enthalten ist, und von der die Prämienzahlung abhängig ist?

Wie perfekt muss es wirklich sein?

Wenn ich zum Beispiel eine Präsentation für ein Gespräch mit einer potenziellen Neukundin vorbereite, werde ich viel Aufwand betreiben, dass diese Präsentation möglichst perfekt ist. Mit Fokus auf Formatierung und Rechtschreibung & Grammatik.

Mein Standard ist, dass keine Fehler enthalten sein sollten. Und dafür muss ich aber die Präsentation mindestens einen Tag vorher fertig haben.

Damit ich „noch einmal drüber schlafen kann“ – ich finde sonst meine eigenen Fehler nicht.

Und es wird einiges an Zeit drauf gehen, weil ich die Präsentation mehrfach kontrolliere.

Wenn es sich jedoch um eine Präsentation handelt, die ausschließlich Kolleg*innen zu Gesicht bekommen – na dann schaut die Sache anders aus.

Mmhmmm ja, ich werde natürlich die Präsentation auch auf Fehler hin kontrollieren. Aber wahrscheinlich ist mir die Formatierung nicht so enorm wichtig, und insgesamt werde ich viel schneller damit fertig sein.

Pareto ist eigentlich intuitiv

Ich glaube das Beispiel leuchtet ein, und wahrscheinlich machst du es ja bereits auch ähnlich?

Weil in manchen Bereichen unseres (Arbeits-) Lebens wenden wir das Prinzip ja auch intuitiv an.

Ich habe aber leider auch die Erfahrung gemacht, dass in der Hektik des Arbeitslebens oft keine Zeit bleibt, um mal kurz einen Schritt zurück zu gehen, und sich Zeit zu nehmen, um die Aufgaben zu sortieren.

Meistens wird uns bei allem signalisiert „wichtig und dringend“. Wir bekommen E-Mails, bei denen der oder die Verfasser*in gar nicht mehr auf eine Antwort wartet, sondern schon anruft „Haben Sie meine E-Mail gesehen?“. Hmpf. 🙄

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Pareto-Tabellen-Vorlage

Um diese „Pareto-Übung“ ein bisschen einfacher zu machen, habe ich eine Excel Tabelle gebastelt, die du hier downloaden kannst:

Pareto und Parkinson

Die Schätzung des Zeitaufwands ist manchmal richtig schwierig, weil es oft so ist, dass wir Aufgaben einfach beginnen und daran weiterarbeiten, bis wir fertig sind. Es muss ja ohnehin erledigt werden, also – einfach mal loslegen.

Und hier kommt ein weiteres Prinzip des Zeitmanagements zu tragen, nämlich das Parkinson’sche Gesetz: Eine Aufgabe dauert so lange, wie Zeit dafür ist. Das bedeutet, dass wenn wir nicht im Vorhinein bestimmte Grenzen für eine Aufgabe festlegen, dann dehnt sie sich einfach aus.

Bestimmt hast du dich auch schon einmal gewundert, warum eine Aufgabe manchmal blitzschnell erledigt ist, und bei anderen sitzt man ewig dabei.

Meine Erfahrung, nachdem ich von Vollzeit auf Teilzeit umgestiegen bin, ist dass das Parkinson’sche Gesetzt wirklich voll zuschlägt. Es war teilweise unglaublich, was ich alles geschafft habe, obwohl ich nur noch 20 statt 40 Stunden zur Verfügung hatte (Zitat meiner Chefin!).

Was ich damit sagen möchte: Man kann in die Tabelle sowohl eintragen, wie lange man glaubt, das man für die Aufgabe braucht. Es ist aber auch eine (gute) Möglichkeit, jeder Aufgabe eine fixe, maximale Zeitdauer zuzuweisen. Und ja klar, das wird nicht immer einzuhalten sein, weil es einfach immer mal wieder eine Ausnahme gibt, oder Unvorhergesehenes auftaucht. Aber das Ziel sollte sein, den Aufgaben nur ein Minimum an Zeit zuzuweisen. 

Kritik am Pareto Prinzip

Natürlich gibt es auch Kritik am Pareto Prinzip, es hat neben vielen interessanten Aspekten auch einige Nachteile.

Denn so schön es klingt, dass man mit wenig Aufwand sogar 80% des Outputs erreichen kann, so ist das immer nur eine Daumen mal Pi Regel, und man sollte sich schon sehr gut überlegen, ob und wie man es auf die eigenen Aufgaben anwendet.

Denn letztlich soll es ja nicht so sein, dass man Aufgaben liegen lässt oder gar nicht bearbeitet, nur weil wenig Erfolg dabei herausschaut. Weil es hat ja einen Grund, dass es eine „Aufgabe“ ist.

Meine Steuererklärung zum Beispiel, die bringt mir nicht viel Erfolg (und auch nicht Freude). Aber ich würde sie nicht einfach ignorieren, weil es ja schließlich ein wesentlicher Teil von unternehmerischer Tätigkeit ist, sich ordentlich um die Steuern zu kümmern.

Pareto ist nicht perfekt, sondern gut genug

Aber was auf jeden Fall ein großer Pluspunkt des Pareto Prinzips ist, weswegen ich es so gerne mag, ist der Grundgedanke. Nämlich, dass man den eigenen Perfektionismus etwas in Frage stellt. Und sich überlegt, wie viel Aufwand wirklich gerechtfertigt ist.

Im Ergebnis geht es darum, zu hinterfragen, welche Tätigkeiten und Aufgaben denn wirklich diejenigen sind, die uns im Berufsleben weiterbringen.

Unverbindliches Kennenlern-Gespräch

Du hast wichtige, vielleicht sogar ambitionierte Ziele, die du unbedingt erreichen möchtest?

Großartig!

Weniger toll: der Stress, Druck und die Belastungen, die sich irgendwie nicht dauerhaft abschütteln lassen. Kennst du das Gefühl, dass du es nie allen 100% Recht machen kannst – irgendetwas bleibt immer auf der Strecke? Entweder der Job, oder das Privatleben oder du selbst?

Auch wenn es sich vielleicht manchmal so anfühlt, als ob du daran nichts ändern könntest: Das muss nicht sein!

Als Psychologin und Coach unterstütze ich Menschen dabei, auch ambitionierte Ziele ruhig und gelassen zu erreichen. Voller Fokus auf eine gute Balance von Ziel, Lebensqualität und Gesundheit. 🎯

Möchtest du neue Strategien finden, die wirklich funktionieren und genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten sind? Dann lade ich dich zu einem unverbindlichen Kennenlern-Gespräch ein.

Ziel im Kennenlern-Gespräch ist es, zu schauen, ob ein Coaching für dich der richtige Weg ist. Und wenn ja, ob wir gerne miteinander arbeiten möchten.

In meinem Online-Buchungstool kannst du dir ganz einfach deinen Wunschtermin für unser Kennenlernen aussuchen. Du musst dich nur noch entscheiden, ob du lieber telefonieren oder zoomen möchtest. 😉

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Mag. Bettina Kapfer, MSc.

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