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Selbstorganisation: Aufgaben priorisieren mit dem Pareto Prinzip

Wie soll sich denn das alles ausgehen? Schon wieder eine neue Aufgabe, aber nicht mehr Zeit. Immer mehr To-dos wollen in derselben Zeit erledigt werden. Um nicht noch mehr Überstunden zu machen, braucht es dann smarte Lösungen. Eine Möglichkeit ist die Zeitmanagementmethode namens „Pareto Prinzip“, die einen neuen Blick auf die Situation ermöglicht, Perfektionismus entgegenwirkt und damit entlastet.

Aktualisiert am 25/09/2022 von Bettina Kapfer

Inhaltsverzeichnis

Ausgewogenheit wäre das Ziel

Natürlich wäre es der Idealfall, dass sich Arbeit und verfügbare Zeit ausgewogen gegenüberstehen. Jo eh…

Das entspricht halt leider oft nicht der Realität. Nicht im Arbeitsleben, und meistens auch nicht im Privatleben. Der Unterschied ist, dass wir im Privatleben nicht so einen Termindruck haben, und dann auch mal ein Treffen verschieben können, wenn es sich nicht ausgeht.

Im Job werden Aufgaben und Fristen von Chef*in und Kund*innen vorgegeben, oft ohne Rücksprache, ob sich das überhaupt ausgehen kann.

Super frustrierend, besonders dann, wenn die ach so dringlichen Papiere dann eh nur in der Schreibtischschublade landen. Irgendwie hatte ich öfters mal das Gefühl, dass das mit Schriftstücken von Jurist*innen besonders oft passiert. Zuerst „muss“ immer alles sofort sein, und dann passiert eh nichts damit. Aber gut, das war jetzt ein kleiner Frust-Ausflug in mein vorheriges Leben. 😉

Weil eigentlich geht es ja in diesem Blogartikel darum, dass wir manchmal (oft?) Aufgaben bekommen, die wir noch irgendwie unterbringen müssen.

Das könnte sich vielleicht eh mit ein paar mehr Überstunden ausgehen. Aber wenn das Überstundenkonto bereits besser gefüllt als das Sparkonto ist, und die Work Life Balance ohnehin schon im Argen liegt, dann ist das definitiv keine nachhaltige Lösung.

Sondern, wenn sich am Umfang der Aufgaben nichts ändern lässt, dann wäre es besser, eine neue Perspektive auf die Aufgaben zu bekommen. Stichwort Zeitmanagement und Selbstorganisation innerhalb der verfügbaren Zeit. Da gibt es nämlich bereits sehr viele gute Ideen, wie man nicht härter, sondern schlauer arbeitet und seine Zeit und Energie auf die richtigen Aufgaben verteilt.  

Einen Überblick über die 26 effektivsten Methoden aus Zeitmanagement und Selbstorganisation finden Sie im Blogartikel zu den 26 effizientesten Zeitmanagement-Methoden

Nicht schon wieder "Zeitmanagement"...

Zeitmanagementmethoden werden oftmals ja ein bisschen schief beäugt, weil dahinter oft steckt, dass von Vorgesetzten noch und noch mehr aus den Beschäftigten an Leistung herausgequetscht wird. Das ist einerseits eine Sorge, die ich auch teile.

Und zugleich finde ich es aber immer spannend und wertvoll, die eigenen Prozesse und Tätigkeiten kritisch zu hinterfragen, und zu schauen, ob ich selbst nicht noch etwas ändern kann. Weil damit habe ich es in der Hand, selbst etwas gegen meine Belastung und meinen Stress zu tun.

Und aus dieser Perspektive finde ich das Pareto Prinzip sehr interessant, weil auch ganz viel Psychologie darin steckt. Aber dazu unten gleich mehr. Zuerst: Was ist denn das Pareto Prinzip eigentlich?

Pareto Prinzip einfach erklärt

Das Pareto Prinzip wurde von – Überraschung – Herrn Pareto ursprünglich beschrieben. Vilfredo Pareto war ein Ökonom, der rund um 1900 in Italien lebte. Ihm fiel auf, dass in Italien damals 80 % des Bodens 20 % der Menschen gehörten (gar nicht mal so schlecht, wenn man bedenkt, dass heute laut Informationen der Armutskonferenz die obersten 5 % beinahe die Hälfte des gesamten Vermögens besitzen, die untersten 50 % gemeinsam bloß 4 %).

Es wird berichtet, dass der Ökonom weiters daraus ableitete, dass Banken nur 20 % ihrer Tätigkeit für 80 % ihrer Kundschaft aufwenden mussten.

Darum wird das Pareto Prinzip auch die „80/20 Regel“ oder „80 20 Prinzip“ genannt.

Also die Kernaussage vom Pareto-Prinzip ist, dass 80% unseres Erfolgs von nur 20% Aufwand kommen.

Hingegen schaffen wir mit den restlichen 80% des Aufwands nur noch 20% des restlichen Erfolgs.

Perfektionismus loslassen

Perfektionist*innen werden jetzt ein bisschen zusammenzucken. Und jaaa, ich selbst zucke auch immer ein bisschen. Denn im Kern bedeutet das Pareto Prinzip, dass man Perfektionismus ein Stück weit loslassen sollte.

Von „Es muss perfekt sein“ zu „Es ist perfekt, wenn es gut genug ist“.

Das 80/20 Prinzip ist eine harte Nuss für all jene, die immer 100% alles richtig machen wollen. Mein erster Impuls war auch Zweifel an der Aussage. Es kann doch nicht sein, dass 80% gut genug sind?

Und natürlich ist diese Aussage stark reduziert. Immerhin geht es ja nicht nur um unseren Input, sondern um dessen Verhältnis zum Ergebnis. Und das macht das Pareto Prinzip wiederum sehr spannend. 

Auch sind die 80% sind jetzt sicherlich keine absoluten Zahlen, die immer und überall gültig sind. Ich würde es auch eher als Daumen mal Pi Regel sehen. Als Hinweis, dass sich Aufwand und Ergebnis nicht 1:1 gegenüberstehen.

Mit dem Pareto Prinzip priorisieren lernen

Im Ergebnis geht es darum, zu hinterfragen, welche Tätigkeiten und Aufgaben denn wirklich diejenigen sind, die uns im Berufsleben weiterbringen.

Und dann die To-dos und Aufgaben entsprechend priorisieren und organisieren. Das bedeutet aber auch, dass man für das Pareto Prinzip im ersten Schritt einmal ein bisschen Zeit aufwenden muss.

Überblick verschaffen

Die Sammlung jener Aufgaben, die man sich im Hinblick auf die 80/20 Regel anschauen möchte, kann auf zwei Ebenen passieren:

  1. Allgemeine Aufgaben & Tätigkeitsbereiche: Hier schaut man sich an, welche Aufgaben man generell zu erledigen hat, und bleibt auf dieser abstrakten Ebene; das umfasst auch eine Sammlung all jener Tätigkeiten, die vielleicht nur einmal jährlich, oder quartalsweise anstehen.
  2. Aktuelle To-do Liste sortieren: sofern vorhanden, kann man hier von der aktuellen To-do Liste ausgehen, und schauen, welche Aufgaben es sind, die dem Pareto Prinzip entsprechend mit wenig Aufwand viel Ergebnis bringen; es macht zum Beispiel Sinn, sich so die Arbeitszeit der kommenden Woche einzuteilen.

Das Ergebnis abschätzen

Ein wichtiger Punkt ist glaube ich, dass man sich einmal Zeit nimmt, und kurz überlegt, welches Ergebnis die Erfüllung der einzelnen Aufgaben wirklich hat. Beziehungsweise wofür man manches wirklich macht.

Geht es zum Beispiel nur darum, dass der Quartalsbericht (rechtzeitig) erledigt wird, weil er eben gemacht werden muss? Oder geht es eigentlich darum, dass es um das Ergebnis geht, dass der Chef, die Chefin zufrieden ist, und vielleicht sogar ein Lob ausspricht? Oder ist es eine Tätigkeit, die in der Zielvereinbarung enthalten ist, und von der die Prämienzahlung abhängig ist?

Wenn ich zum Beispiel sowohl eine Präsentation für ein Gespräch mit einer potenziellen Neukundin vorbereite, werde ich viel Aufwand betreiben, dass diese Präsentation möglichst perfekt ist. Mit Fokus auf Formatierung und Rechtschreibung & Grammatik.

Mein Standard ist, dass keine Fehler enthalten sein sollten. Und dafür muss ich aber die Präsentation mindestens einen Tag vorher fertig haben, damit ich „noch einmal drüber schlafen kann“ – ich finde sonst meine eigenen Fehler nicht. Und es wird einiges an Zeit drauf gehen, weil ich die Präsentation mehrfach kontrolliere.

Wenn es sich jedoch um eine Präsentation handelt, die ausschließlich Kolleg*innen zu Gesicht bekommen – na dann schaut die Sache anders aus. Mmhmmm ja, ich werde natürlich die Präsentation auch auf Fehler hin kontrollieren. Aber wahrscheinlich ist mir die Formatierung nicht so enorm wichtig, und insgesamt werde ich viel schneller damit fertig sein.

Ich glaube das Beispiel leuchtet ein, und wahrscheinlich machen Sie es ja bereits auch ähnlich? Weil in manchen Bereichen unseres (Arbeits-) Lebens wenden wir das Prinzip ja auch intuitiv an.

Aber ich habe leider die Erfahrung gemacht, dass in der Hektik des Arbeitslebens oft keine Zeit bleibt, um mal kurz einen Schritt zurück zu gehen, und sich Zeit zu nehmen, um die Aufgaben zu sortieren. Meistens wird uns bei allem signalisiert „wichtig und dringend“. Wir bekommen E-Mails, bei denen der oder die Verfasser*in gar nicht mehr auf eine Antwort wartet, sondern schon anruft „Haben Sie meine E-Mail gesehen?“. Hmpf.

Pareto-Tabellen-Vorlage

Um diese „Pareto-Übung“ ein bisschen einfacher zu machen, habe ich eine Excel Tabelle gebastelt, die Sie hier downloaden können:

Pareto und Parkinson

Die Schätzung des Zeitaufwands ist manchmal richtig schwierig, weil es oft so ist, dass wir Aufgaben einfach beginnen und daran weiterarbeiten, bis wir fertig sind. Es muss ja ohnehin erledigt werden, also – einfach mal loslegen.

Und hier kommt ein weiteres Prinzip des Zeitmanagements zu tragen, nämlich das Parkinson’sche Gesetz: Eine Aufgabe dauert so lange, wie Zeit dafür ist. Das bedeutet, dass wenn wir nicht im Vorhinein bestimmte Grenzen für eine Aufgabe festlegen, dann dehnt sie sich einfach aus.

Bestimmt haben Sie sich auch schon einmal gewundert, warum eine Aufgabe manchmal blitzschnell erledigt ist, und an anderen Tagen sitzt man ewig dabei.

Meine Erfahrung, nachdem ich von Vollzeit auf Teilzeit umgestiegen bin, ist dass das Parkinson’sche Gesetzt wirklich voll zuschlägt. Es war teilweise unglaublich, was ich alles geschafft habe, obwohl ich nur noch 20 statt 40 Stunden zur Verfügung hatte.

Was ich damit sagen möchte: Man kann in die Tabelle sowohl eintragen, wie lange man glaubt, das man für die Aufgabe braucht. Es ist aber auch eine (gute) Möglichkeit, jeder Aufgabe eine fixe, maximale Zeitdauer zuzuweisen. Und ja klar, das wird nicht immer einzuhalten sein, weil es einfach immer mal wieder eine Ausnahme gibt, oder Unvorhergesehenes auftaucht. Aber das Ziel sollte sein, den Aufgaben nur ein Minimum an Zeit zuzuweisen. 

Kritik am Pareto Prinzip

Natürlich gibt es auch Kritik am Pareto Prinzip, es hat neben vielen interessanten Aspekten auch einige Nachteile. Denn so schön es klingt, dass man mit wenig Aufwand sogar 80% des Outputs erreichen kann, so ist das immer nur eine Daumen mal Pi Regel, und man sollte sich schon sehr gut überlegen, ob und wie man es auf die eigenen Aufgaben anwendet.

Denn letztlich soll es ja nicht so sein, dass man Aufgaben liegen lässt oder gar nicht bearbeitet, nur weil wenig Erfolg dabei herausschaut. Denn es hat ja einen Grund, dass es eine „Aufgabe“ ist. Meine Steuererklärung zum Beispiel, die bringt mir nicht viel Erfolg (und auch nicht Freude). Aber ich würde sie nicht einfach ignorieren, weil es ja schließlich ein wesentlicher Teil von unternehmerischer Tätigkeit ist, sich ordentlich um die Steuern zu kümmern.  

 

Pareto ist nicht perfekt, sondern gut genug

Aber was auf jeden Fall ein großer Pluspunkt des Pareto Prinzips ist, weswegen ich es so gerne mag, ist der Grundgedanke. Nämlich, dass man den eigenen Perfektionismus etwas in Frage stellt. Und sich überlegt, wie viel Aufwand wirklich gerechtfertigt ist.

Im Ergebnis geht es darum, zu hinterfragen, welche Tätigkeiten und Aufgaben denn wirklich diejenigen sind, die uns im Berufsleben weiterbringen.

Muss es immer perfekt sein? Oder ist auch gut genug gut genug? 

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