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Besser Priorisieren und Zeit sparen mit dem Eisenhower-Prinzip

Die vier Kategorien der Eisenhower-Matrix: sofort erledigen, später erledigen, delegieren, von der To-Do Liste streichen
Die To-do Liste ist geschrieben, und ewig lange. Stellt sich die Frage: Was soll ich zuerst machen? Was kann ich weglassen? Je länger die Liste, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Ein Klassiker des Zeitmanagements, das Eisenhower-Prinzip, hilft dabei, die Liste der To-dos nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.

Aktualisiert am 28/02/2024 von Bettina Kapfer

Inhaltsverzeichnis

Geschichte des Eisenhower-Prinzips

Namensgeber des Eisenhower-Prinzips war der 34. amerikanische Präsident, Dwight David „Ike“ Eisenhower, der nach dem 2. Weltkrieg die Führungsrolle in den USA übernahm. Am 19. August 1954 hielt er in Illinois am Campus der Northwestern Universität vor einer Vereinigung von Kirchenvertretern eine Rede.

Und auf diese Rede wird verwiesen, wenn es um die Entstehungsgeschichte des Eisenhower-Prinzips geht. Denn Eisenhower sprach nicht nur über die Herausforderungen und Aufgaben in der Nachkriegsordnung. Er zitierte auch einen namentlich nicht genannten ehemaligen Rektor des Colleges mit folgenden Worten:

"I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent."

Frei übersetzt: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Und die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Eisenhower schließt sich diesem Zitat an, in der Ansicht, dass dies das Problem des modernen „Manns“ ist.

Das Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist daher so zu verstehen, dass die vorhandenen Aufgaben nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden. Daraus ergibt sich eine Vier-Felder-Tafel, die auch Eisenhower-Matrix, oder einfach auch nur Eisenhower-Methode genannt wird.

Bei meiner Recherche konnte ich übrigens sonst keinen Konnex von dieser Zeitmanagement-Methode zu Präsident Eisenhower finden. Auch nicht darauf, dass er tatsächlich „seine“ Matrix verwendet hätte.

Aber wie auch immer, Hauptsache wir haben einen klingenden Namen mit einer schönen Geschichte zu diesem Aufgabenmanagement-Tool. Ich bin jedenfalls froh, dass ich keinen Blogartikel über die „Vier-Felder-Tafel zur Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit“ schreiben muss. Der Titel wäre schon sehr sperrig 😉  

Aber jetzt genug zur Geschichte, ich komme schon auf den Punkt:

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode des Zeitmanagements, nach der Aufgaben der To-do Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert werden.

Dann werden die so kategorisierten Aufgaben in eine 2 mal 2 Tabelle, eine Vier-Felder-Tafel, eingetragen, und man erhält die „Eisenhower-Matrix„.

Die vier Kategorien der Eisenhower-Methode lauten: sofort erledigen, planen, delegieren und streichen.

Im klassischen Zeitmanagement wird das Eisenhower-Prinzip verwendet, um Klarheit bei der Priorisierung von Aufgaben zu erlangen.

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix

Die vier Kategorien der Eisenhower-Matrix: sofort erledigen, später erledigen, delegieren, von der To-Do Liste streichen
  1. Sofort erledigen: Aufgaben, die zuerst erledigt werden (wichtige und dringende „A-Aufgaben“)
  2. Planen: Aufgaben, die nicht unmittelbar erledigt, sondern vorerst nur geplant werden (wichtige, aber nicht dringende „B-Aufgaben“)
  3. Delegieren: Aufgaben, die delegiert und von jemand anders erledigt werden können (nicht wichtige, aber dringende „C-Aufgaben“)
  4. Streichen: Aufgaben, die gestrichen werden können (sind weder wichtig, noch dringend)

Feuerlöschen bei wichtigen und dringenden A-Aufgaben

A-Aufgaben sind Krisen und Problem, die wichtig und dringend sind. Es handelt sich meistens um Aufgaben, die unsere unmittelbare Aufmerksamkeit brauchen und auch bekommen.

Landet eine A-Aufgabe auf unserem Tisch, dann brennt meistens der Hut, und wir rücken aus zum „Feuerlöschen“.

Beispiele für A-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:

Man erkennt diese Aufgaben auch oft daran, dass sie Stress verursachen, und das Gefühl vermitteln, man hinkt immer hinterher.

Wenn die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben nicht kritisch hinterfragt wird, und zu viele Aufgaben als A-Aufgaben eingeordnet werden, dann fühlt sich das irgendwann nur noch gehetzt an.

Und obwohl man die Aufgaben ja als wichtig einordnet, kommt man gar nicht mehr dazu, sie in der Qualität zu bearbeiten, wie man das eigentlich gerne möchte. Dann ist irgendwann Feuer am Dach. Darum auch die Metapher mit dem Feuerlöschen 😉

B-Aufgaben kommen nach dem Eisenhower-Prinzip später dran

B-Aufgaben müssen oft hinter den A-Aufgaben zurückstecken, weil die A-Aufgaben mit ihrer Dringlichkeit meistens alles andere überschatten. Und hier gibt es einen spannenden Ansatz, der die sonst übliche Priorisierung von A-Aufgaben in Frage stellt. Aber dazu weiter unten gleich noch mehr. 

Beispiele für B-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:

Eigentlich nicht wichtig: die C-Aufgaben

C-Aufgaben kennen wir alle. Es sind die Zeitfressen, die nicht wichtig sind, aber mit großem Gedöns daher kommen.

Ich denke hier an Vorstands-Anfragen, die immer super dringlich sind, und im Endeffekt zwei Wochen in der Schublade abliegen, bevor die Papiere gelesen werden. Und ja, ich bin Optimistin und gehe davon aus, dass sie irgendwann gelesen wurden 😉

Wenn das eine Option ist, dann ist der beste Umgang mit den Zeiträubern aus der C-Gruppe, sie zu reduzieren oder auch zu delegieren. Unterm Strich geht es darum, diese möglichst loszuwerden.

Beispiele für C-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:

Nicht dringende und unwichtige Aufgaben – wohin damit?

D-Aufgaben sind weder dringlich noch wichtig. Also warum stehen sie überhaupt auf der Liste? Durchstreichen. Ab in die Rundablage damit.

Das ist natürlich jetzt ein bisschen hart formuliert. Schon klar, es ist nicht immer möglich, ungeliebte Aufgaben so loszuwerden.

Vor allen Dingen dann, wenn es sich um einen Auftrag von höherer Stelle handelt, above my paygrade. Da kommt man halt trotzdem nicht darum rum, diese Aufgabe zu erledigen. Aber immerhin besteht durch die Einordnung in den letzten Quadranten Klarheit darüber, dass die Aufgabe weder wichtig noch dringlich ist, also jedenfalls mal warten kann

Beispiele für D-Aufgaben nach der Eisenhower-Matrix:

Immer wieder lese ich auch, dass Dinge wie im Internet surfen, durch Social Media scrollen oder auch das Pläuschchen mit Kolleg*innen in der Küche zu den D-Aufgaben gehören.

Und jaaa, wenn man super streng ist, und auf der Suche nach Zeitmanagement ist, das jede Sekunde des Tages mit Produktivität füllt – dann muss man wohl zugeben, dass diese Aktivitäten auf den ersten Blick wohl entbehrlich sind.

Aber ich denke, dass diese Perspektive ein bisschen übers Ziel hinausschießt. Für mich wäre das eine Überoptimierung, die wahrscheinlich langfristig nach hinten los geht. Meine Meinung:

Pausen sind wichtig, um die Leistungsfähigkeit langfristig zu erhalten. Entscheidend bei Pausen ist, dass diese eine Abwechslung zur leistungsbezogenen Tätigkeit sind. Also wenn der Job darin besteht, herumzugehen und zu stehen, mit Menschen zu sprechen – dann ist es eine gute Idee, mal zu sitzen, und sich eher passiv zu verhalten.

Schreibtischtäter*innen, die ohnehin den ganzen Tag vorm PC buckeln würde ich wohl eher nicht eine Pause am Handy empfehlen. Es kommt also ganz darauf an. Und warum zwischendrinnen für uns alle „Nichtstun“ ganz wichtig ist, gibt es im Blogartikel „Kannst du Nichtstun? nachzulesen.

Spaß mit Kolleg*innen in der Küche ist wichtig

Das Tratschen in der Küche gehört wohl zu einer der Sachen, die uns immer ein bisschen ein schlechtes Gewissen bereiten. Weil es oft von den Chefitäten nicht gerne gesehen wird, weil da ja Arbeitszeit drauf geht. Dem kann ich nur aus tiefster Überzeugung – beruhigend auf Studien zu Zufriedenheit und Motivation bei der Arbeit – widersprechen.

Die informellen Kontakte mit Kolleg*innen sind nicht nur wichtig, um soziale Kontakte zu stärken. Es führt auch in Unternehmen zu Informationsflüssen, die auf formellen Wegen vielleicht nicht zustande kommen würden. Und erhöht so den Zusammenhalt und die Leistungsfähigkeit der Organisation insgesamt. Mehr dazu im Blogartikel darüber, warum auch in stressigen Zeiten soziale Kontakte nicht zu kurz kommen sollten.  

Darum bin ich der Meinung, dass man sich nicht streng an die Vorgaben halten muss, wie die Matrix „eigentlich“ funktioniert. Sondern, dass es am besten ist, sie nach den eigenen Bedürfnissen zu adaptieren.

Für die Anwendung des Eisenhower-Prinzips möchte ich noch 5 Tipps mitgeben:

 

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5 Tipps für die Anwendung des Eisenhower-Prinzips

1. To Do Liste erstellen

Um sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu machen, ist es sinnvoll, diese in einem ersten Schritt in Form einer To Do Liste zu sammeln. Das macht auch dann Sinn, wenn einmal nicht ausreichend Zeit dafür ist, die Aufgaben gleich in die Eisenhower-Matrix zu sortieren. Dann hat man trotzdem einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben.

Auch wenn du in einem Arbeitsumfeld arbeitest, in dem sich die Aufgaben sehr schnell ändern, kann es sein, dass eine To Do Liste besser funktioniert. Denn die Eisenhower-Matrix braucht schon auch ein bisschen Zeit, um die Aufgaben zu sortieren. 

Wenn sich die Aufgaben so schnell ändern, dass es unterm Strich länger dauert, sie zu sortieren, als sie zu bearbeiten – dann ist das definitiv ein Grund, der gegen das Eisenhower-Prinzip spricht.

2. Aufgaben in sinnvolle Teilschritte aufteilen

Ich bleibe bei meinem Lieblings-Beispiel, der Steuererklärung. Es handelt sich zwar um eine gut abgrenzbare Aufgabe, und natürlich könnte ich das auch als ein To Do in meiner Liste erfassen. Es gibt aber auch gute Gründe dafür, eine Aufgabe in sinnvolle Einzelschritte zu zerlegen. Immerhin geht es beim Eisenhower Prinzip ja auch darum, zu erkennen, ob Dinge delegiert oder gar ganz eliminiert werden können.

Für die Steuererklärung könnte das so aussehen:

Variante 1:

Steuererklärung machen

Hier ist es ein einziges To Do, das ich auch nur in einen Quadranten einordnen kann. Damit nehme ich mir schon im ersten Schritt die Möglichkeit, zu überlegen, ob nicht doch einzelne Tätigkeiten ausgelagert werden können.

Daher meine Empfehlung für Variante 2, bei der die Aufgabe in einzelne – sinnvolle – Schritte zerlegt wird:  

  • Vorlage fürs Erfassen meiner Einnahmen und Ausgaben anlegen
  • Belege sammeln
  • Einnahmen und Ausgaben in die Vorlage eintragen
  • Steuerformular ausfüllen
  • Steuerformular kontrollieren
  • Steuerformular an das Finanzamt schicken
  • Kontrolle Steuerbescheid

So kann man erkennen, dass es zwar unerlässlich ist, dass man selbst die Belege sammelt.

Aber schon die Frage, wer diese systematisiert und in einer Liste einträgt, kann dazu führen, dass eine B-Aufgabe (selbst erledigen) zu einer C-Aufgabe wird, die delegiert wird.

In meinem Fall hat mir meine Steuerberaterin den Auftrag gegeben, dass ich selbst meine Belege in eine Liste eintrage, aber alle weiteren Schritte wird sie dann für mich übernehmen.

Ich hoffe, dass an dem Beispiel klar wird, warum es wichtig ist, die To Dos schon beim sammeln für die Liste in Teilschritte zu zerteilen.

Ein weiterer Vorteil – und das hat gar nichts mit der Eisenhower-Matrix zu tun ist, dass es uns generell leichter fällt, Aufgaben endlich zu beginnen, wenn der erste Schritt einerseits ganz klar definiert ist. Es also keine Unsicherheiten mehr gibt, was als allererstes getan werden muss.

Und dann ist es auch noch hilfreich, wenn dieser erste Schritt ein kleiner Schritt ist, der uns nicht schon von Beginn weg überfordert.

Baby-steps!  

3. Schon vor dem Priorisieren eliminieren

Wenn die To do Liste fertig ist, dann sollte nochmals ein kritischer Blick darauf geworfen werden: Sind wirkliche alle Aufgaben essenziell? Oder ist jetzt schon ersichtlich, dass etwas gestrichen werden kann?

Aber keine Sorge, dieser Schritt ist nicht super wichtig. Immerhin gibt es im nächsten Schritt, dem eigentlichen Einordnen in die Quadranten der Matrix ja auch noch eine Gelegenheit, die D-Kategorie zu befüllen.

4. Aufgaben in Matrix einsortieren

Eigentlich klingt es ja ganz einfach: Zuerst die Aufgaben sammeln, und dann nach 2 Kategorien bewerten, und entsprechend einsortieren.

Aber Dringlichkeit und Wichtigkeit sind ein bisschen tricky, weil sie sich oft nicht wirklich trennscharf unterscheiden lassen. Als Orientierungshilfe hier nochmals der Versuch der Definition dieser Begriffe:

Dringlichkeit bedeutet, dass etwas nach unserer Aufmerksamkeit verlangt. Jetzt sofort. Ein klingelndes Telefon zum Beispiel fällt in diese Kategorie. Dringendes ist meistens nicht zu übersehen, und verlangt sofortige Aufmerksamkeit.

Wichtigkeit hingegen orientiert sich an den Ergebnissen.

Trägt es zur Erreichung meiner Ziele bei?

Entspricht es meinen Werten, meinem Leitbild, meinem Mission Statement?

Gehört es zu meinen Prioritäten?  

 

Mein Tipp: Schreibe eine To Do Liste, bei der alle (Teil-)Aufgaben unter einander stehen. Dann gehe diese Aufgaben durch, und bewerten sie in einem ersten Schritt nach deren Dringlichkeit.

Danach fällt es leichter, in einem weiteren Schritt noch einmal kritisch zu hinterfragen, ob es auch tatsächlich wichtige Aufgaben sind.

Ein Anruf, während du in einem Gespräch mit einem Kollegen oder einer Mitarbeiterin bist, ist nämlich immer dringend, das Läuten ist super nervig.

Und viele halten es nicht aus, dann das Telefon während des Gesprächs zu ignorieren. Und das, obwohl ein*e Gesprächspartner*in gerade gegenüber sitzt, und dieser Termin vielleicht sogar lange geplant war.

Für mich jedenfalls ist das ein Paradebeispiel dafür, wenn die Dringlichkeit die Wichtigkeit überstrahlt. Und ja, vielleicht hat das Beispiel für mich auch noch ein bisschen eine Höflichkeits-Komponente. 😉

5. Regelmäßig aktualisieren

Die Eisenhower-Matrix hat ihre Stärken sicherlich dort, wo es eine Palette an abgegrenzten Aufgaben gibt. Dann lassen sich diese gut einordnen, und wenn mal die eine oder andere neue Aufgabe dazu kommt, dann kann das schnell dazu geschrieben werden.

Wenn sich die Aufgaben jedoch schnell ändern, oder auch wenn es überhaupt niemanden gibt, an den man delegieren könnte, dann könnte es sein, dass das Eisenhower-Prinzip vielleicht nicht die beste Zeitmanagement-Methode ist.

Wenn der Gedanke auftaucht „Da komme ich ja vor lauter Aufgaben sortieren gar nicht mehr zum eigentlichen Arbeiten – dann ist das Eisenhower-Prinzip wahrscheinlich wirklich nicht das richtige.

Allerdings gibt es einen Grundgedanken des Eisenhower-Prinzips, den Stephen E. Corvey aufgegriffen, und in seinem Buch „7 Wege zur Effektivität“ auf den Punkt gebracht hat. Und das sollten sich alle zu Herzen nehmen, die sich selbst besser führen, und ihre Zeit mit den wesentlichen Dingen im Leben verbringen möchten:

Die Corvey-Matrix und die B-Aufgaben

Stephen E. Corvey erläutert, dass wir uns – entgegen dem, was eben sonst zur Eisenhower Matrix geschrieben wird – nicht (nur) um die A-Aufgaben (zuerst) kümmern sollten.

Sondern dass es viel wichtiger ist, sich die B-Aufgaben genauer anzusehen. Hier stecken nämlich auch Ziele und Visionen drinnen. Und dass wir durch das Festlegen von übergeordneten Prinzipien (Selbstführung!) verhindern, dass es überhaupt so viele A-Aufgaben gibt, bei der wir dann ganz dringend Feuerwehr spielen müssen.

Also nach Corvey sind die B-Aufgaben das „Herzstück effektiven Selbstmanagements“. Es stehen jene Dinge im Mittelpunkt, von denen wir wissen, dass sie „eigentlich wichtig“ sind, die wir aber trotzdem immer wieder aufschieben (es brennt ja nicht…):

Wenn der Quadrant mit den B-Aufgaben größer wird, sprich diesem eine höhere Bedeutung eingeräumt wird, dann sieht das Resultat der Corvey-Matrix so aus:

Ich denke, jede und jeder von uns hat Dinge in ihrem oder seinem Leben, von denen wir wissen, dass wir sie tun sollten. Eigentlich.

Neujahrsvorsätze funktionieren ein bisschen so. Dass wir ohnehin wissen, was wir ändern möchten. Und während des Jahres schieben wir es so lange auf, bis es sich richtig anfühlt, das dann als Neujahrsvorsatz durchzuziehen. „Mehr Sport“ ist so ein Klassiker. Dicht gefolgt von „Mit dem Rauchen aufhören“. „Gesünder ernähren“ soll auch schon einmal ein Neujahrsvorsatz von ein oder zwei Personen gewesen sein.

Das Traurige daran ist nicht nur, dass diese wichtigen (Gesundheits-)Ziele aufs neue Jahr verschoben werden. Sondern, dass es auch dann oft nicht klappt. Aus den verschiedensten Gründen. Aber das, und die Lösungswege der Psychologie, ist eine andere Geschichte – und mehr dazu gibt’s im Blogartikel darüber, warum das Ändern von Gewohnheiten oft schwierig ist.

Hier geht’s ums Zeitmanagement und darum, sich selbst besser zu führen. Darum möchte ich diesen Abschnitt mit den wertvollen Gedanken von Stephen Corvey mit seiner Frage abschließen:

„Welche eine Sache wird, wenn du dir regelmäßig Zeit dafür nimmst, in deinem Leben einen riesigen positiven Unterschied bewirken?“

Conclusio

Das Eisenhower-Prinzip finde ich spannend, weil es eben Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheidet. Gerade dringliche Dinge habe ich früher einfach automatisch auch als wichtig behandelt. Ich habe das gar nicht groß hinterfragt. Also das war schon ein wichtiger Schritt für mich – danke Eisenhower.

Und der andere game changer war Stephen R. Corvey, mit seinem anderen Blick auf die B-Aufgaben und seiner Ansage: „Das Wichtige zuerst tun“.

Darf’s ein bisserl mehr sein? 

Wer noch Interesse daran hat, andere Zeitmanagement-Methoden kennenzulernen und auszuprobieren, findet diese im Blogartikel „26 effektive Zeitmanagement-Methoden für weniger Stress“

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